Nimeni nu e perfect. Când jonglați cu o mulțime de clienți sau cu o listă lungă de lucruri de făcut, anumite e-mailuri pot rămâne nedeschise în telefon pentru o perioadă de timp jenant. Deși s-ar putea să vă simțiți rușinat, nervos sau supărat odată ce vă dați seama de greșeala dvs., este important să remediați situația comunicând cu persoana implicată printr-un răspuns întârziat prin e-mail de scuze.
Dacă comunicarea scrisă nu este punctul tău forte și te chinui să creați acest e-mail, nu intrați în panică! Am venit cu patru șabloane de răspuns întârziat prin e-mail pentru diferite situații, astfel încât să puteți avea o bază de referință despre cum să răspundeți cu scuze sincere și să plănuiți să mergeți mai departe împreună.
Cele elementare
Indiferent care este motivul pentru care scrieți un răspuns întârziat prin e-mail, există câteva lucruri de făcut și de interzis pentru a crea acest mesaj.
- Amintiți-vă toate elementele adecvate ale comunicării profesionale. Scopul acestui e-mail este de a vă cere scuze și de a demonstra că sunteți încă un profesionist cu care merită să lucrați. Aveți un subiect direct, specific, începeți cu un salut profesionist, corectați întotdeauna, evitați argou obișnuit, păstrați un ton profesional și terminați cu o semnătură de închidere. Când aveți un răspuns întârziat, puteți părea dezorganizat și neprofesionist. Combateți această noțiune cu o notă bine construită, atentă, care să adere toate standardele profesionale ale comunicațiilor electronice .
- Acceptă vina acolo unde vina se datorează. Indiferent care a fost motivul întârzierii e-mailului - dacă a fost o urgență personală sau pur și simplu ați uitat complet - cereți scuze sincer pentru întârziere. Acceptând această vină va arăta că îți asumi responsabilitatea pentru munca ta și nu doar transferi vina pe altcineva.
- Fii deschis și sincer. Dacă vă simțiți confortabil, puteți spune motivul întârzierii. Nu intra în prea multe detalii personale; în loc să spui că mama ta a fost diagnosticată cu cancer, spune pur și simplu că ai primit vești proaste despre un membru al familiei și că ai fost preocupat să-l ajuți în această perioadă dificilă. Toată lumea se poate raporta la faptul că în viață se întâmplă lucruri. Oferind o mică privire asupra vieții tale, fără a fi prea revelator, le poate oferi o idee despre ceea ce treci și ei vor înțelege mai bine de unde vii.
- Nu fi prea emoțional. Deși este important să fii sincer cu clientul tău, deoarece asta poate stimula încrederea, există o diferență între onestitate și TMI. Indiferent prin ce treci, comunicarea profesională nu este locul unde să-ți descarci problemele. Păstrați răspunsul lucios și eliminați detaliile inutile. Puteți spune că ați experimentat o pierdere, dar nu fiți mai precis decât atât.
- Detaliați următorii pași cu privire la ceea ce intenționați să faceți în continuare. Cel mai important, remediați acest decalaj în comunicarea cu planul dvs. detaliat despre modul în care veți duce proiectul mai departe acum că sunteți prins. Spuneți-le care sunt pașii dvs., de ce aveți nevoie de la ei și cum puteți lucra amândoi împreună pentru a reînnoi orice proiect la care lucrați.
Comunicarea deschisă și sinceră poate rezolva aproape orice problemă. Un e-mail bine formulat vă poate ajuta să reveniți pe drumul cel bun pentru a repara această relație profesională.
Șabloane de răspuns la e-mail târziu
1. Când tocmai ai uitat să răspunzi
Cu toții suntem vinovați de asta; deschizi un e-mail, răspunzi în capul tău, faceți o notă mentală pentru a răspunde mai târziu , și apoi... nu răspunzi niciodată. Până îți amintești, le-ai lăsat agățate timp de o săptămână sau mai mult.
care este rolul sintaxei în scris
Deci, cum construiți un răspuns, astfel încât să nu arăți complet neprofesionist și dezorganizat?
Destinatar -
Îmi pare foarte rău că ți-am returnat e-mailul doar acum. Ți-am citit e-mailul la scurt timp după ce l-ai trimis și am vrut să-ți răspund în seara aceea. Cu tot ce se întâmplă, s-a pierdut în amestec și sper că mă vei ierta pentru un răspuns atât de întârziat.
După ce îți ceri scuze, poți continua să răspunzi la e-mailul lor.
2. Când ați ratat un termen limită pentru proiect
Uneori, un răspuns lent la un e-mail poate duce la ratarea termenului limită. În acest caz, trebuie nu numai să vă cereți scuze, ci și să lucrați împreună cu clientul pentru a găsi o cronologie modificată care să se potrivească ambelor nevoi. Oferirea de soluții și sugestii din partea dvs. va arăta că sunteți pregătit să rezolvați probleme și să vă adaptați.
Destinatar -
Îmi pare rău să vă informez că nu am această parte a proiectului încă finalizată și am ratat termenul limită. Am avut un eveniment personal care mi-a afectat disponibilitatea [sau] Din cauza unor complicații neprevăzute, această porțiune specială a sarcinii a durat mai mult decât am alocat anterior în cronologia noastră. Îmi pare rău pentru orice complicații pe care acest lucru le poate cauza din partea dvs. Cred că, cu un efort dedicat, voi putea finaliza această parte a proiectului până la această dată. Pentru a reveni pe drumul cel bun și pentru a atinge următorul termen limită, vă sugerez să aducem această persoană care să ne ajute să ducem la bun sfârșit proiectul.
Folosiți această greșeală pentru a vă înțelege abilitățile de gestionare a timpului și pentru a prezice în viitor dacă veți rata un termen limită. Uneori, viața se întâmplă și lucrurile apar, dar dacă poți spune cuiva înainte de termenul limită ratat că s-ar putea să ai nevoie de o prelungire, ei pot amesteca mai repede lucrurile, astfel încât să poți lucra împreună la o soluție.
pași pentru a crea un joc video
3. Când te întorci din timpul liber
Ori de câte ori veți lipsi de la birou pentru câteva zile, este o bună practică să configurați un răspuns automat care să detalieze când vă veți întoarce, cum puteți fi contactat în caz de urgență și pe cine poate contacta în intre timp pentru un raspuns rapid. Cu toate acestea, dacă ați ieșit în mod neașteptat sau pur și simplu ați uitat, iată o modalitate bună de a răspunde la mesajele urgente din căsuța dvs. de e-mail.
Destinatar -
Vă mulțumesc mult pentru e-mail! Îmi cer scuze pentru întârzierea răspunsului. Am fost plecat de la birou de la [această dată] până azi dimineață, mă ocup de chestiuni personale, dar acum sunt disponibil și vă răspund cu plăcere la întrebare.
Puteți oferi un motiv mai precis pentru absența dvs. dacă sunteți apropiat de client, dar puteți rămâne atât de vag cât este necesar pentru a vă simți confortabil.
După această deschidere, puteți oferi orice informație solicitată de care avea nevoie clientul dvs.
4. Când nu mai puteți îndeplini condițiile proiectului
Urgențele se întâmplă. Membrii familiei se îmbolnăvesc foarte mult, o persoană dragă moare, ai un accident și ești internat la spital. Uneori, viața vă împiedică munca și pur și simplu nu puteți finaliza un proiect pe care ați promis să îl finalizați.
Atunci când întârzii să răspunzi la un e-mail și trebuie să le spui că nu mai poți prelua proiectul, este esențial să gestionezi subiectul cu grație și să oferi soluții acolo unde poți.
ce este un înlocuitor pentru garam masala
Iată un exemplu de e-mail pe care l-ați putea ajusta pentru a vă explica situația.
Destinatar -
Recent, am trăit un eveniment devastator în viața mea personală, care mi-a afectat semnificativ capacitatea de a lucra. Din cauza acestui eveniment, nu voi mai putea finaliza în mod adecvat proiectul dumneavoastră. Pentru viitorul previzibil, am decis să-mi iau o pauză pentru a-mi ajuta familia și nu voi putea să-ți finalizezproiect.
În locul meu, recomand cu căldură această persoană să preia postul. Le-am completat cu detaliile proiectului dvs. și le-am copiat pe acest e-mail, astfel încât voi doi să puteți începe să vorbiți despre următorii pași necesari proiectului. Această persoană are o vastă experiență în acest domeniu și cred că vă va plăcea să lucrați cu ea.
Copie noua persoană pe care o recomandați să preia postul în e-mail, astfel încât clientul dvs. să poată începe imediat să lucreze cu ei. Acest lucru îi va ajuta pe toți să înceapă să reia proiectul de unde ați lăsat cât mai curând posibil.
Cantitatea de muncă pe care va trebui să o depui în tranziția proiectului va depinde în mare măsură de tipul de muncă pe care o făceai. Dacă ai fost videograf independent și nu mai poți acoperi evenimentul, poți pur și simplu să-i informezi pe noul freelancer despre detaliile evenimentului și așteptările clienților, astfel încât să poată prelua filmarea de acolo. Dacă treceți proiectul către o altă persoană din compania dvs., sperăm că sunt familiarizate cu fișa postului dvs. și cu clientul pe care îl preiau pentru moment.
Păstrați-vă sincer răspunsul la e-mail întârziat
Chiar dacă ți-a luat câteva zile să răspunzi, cel mai important lucru pe care îl poți face pentru a salva relația este să fii deschis și sincer cu comunicarea ta. Oamenii apreciază onestitatea, iar scuzele sincere pentru întârziere trimite un mesaj puternic că ești pregătit să-ți remediezi greșelile.
În viitor, încercați să vă amintiți că un răspuns scurt este mai bine decât tăcerea. Dacă nu aveți timp să trimiteți un răspuns complet, trimiteți un e-mail rapid spunând că ați primit mesajul lor și așteptați cu nerăbdare să vorbiți cu ei în detaliu în curând. Apoi, configurați un memento pe telefon pentru a vă solicita să răspundeți când aveți mai mult timp. Să știi că nu au fost uitați, dar că ești în plină descurcare cu altceva, transmite mesajul că îți pasă. Nu amânați să răspundeți; a lua doar un moment pentru a trimite un mesaj rapid poate face o lume de diferență.
